Alle Eintragungen im Handelsregister werden zugleich auf Veranlassung des Registergerichts im Bundesanzeiger, Bonn, sowie in einem regionalen Blatt (im Raum Hof die „Frankenpost - Hofer Anzeiger“) veröffentlicht. Die Veröffentlichungskosten werden über das Handelsregister (Justizkasse) mitabgerechnet.

 Das Handelsregister genießt (mit gewissen Einschränkungen, vgl. im einzelnen § 15 des Handelsgesetzbuchs = HGB) „positive“ und „negative“ Publizität:

Der Rechtsverkehr kann sich als also grundsätzlich sowohl auf die Richtigkeit der Eintragungen verlassen als auch darauf, dass eintragungspflichtige, jedoch nicht eingetragene Vorgänge nicht existent sind. Dies hat ganz erhebliche praktische Konsequenzen: Hat z. B. die Gesellschafterversammlung einer GmbH einen „unzuverlässigen“ Geschäftsführer bereits abberufen, jedoch versäumt, ihn aus dem Handelsregister zu streichen, und tätigt dieser „Scheingeschäftsführer“ weiterhin Geschäfte, ist die Gesellschaft daran gebunden, solange der andere Vertragspartner keine positive Kenntnis von der Abberufung hatte.

Bis auf wenige Ausnahmen sind anmeldepflichtige Tatsachen in öffentlich, d. h. notariell, beglaubigter Form einzureichen. Soweit eine Anmeldung zulässigerweise durch Vertreter erfolgt, muss auch die Vollmacht notariell beglaubigt sein (§ 12 HGB). In aller Regel wird jedoch nicht nur Ihre Unterschrift beglaubigt, sondern der Notar formuliert auch den Text der Anmeldung gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und gemäß Ihren Angaben. Ohne Beglaubigung wird lediglich die rein ziffernmäßige Umstellung des Stamm/Grundkapitals von DM auf Euro eingetragen (Art. 45 EGHGB, § 4 EGAktG), wobei jedoch eine Glättung dieses Betrags durch Kapitalherabsetzung oder Kapitalerhöhung wiederum notariell beglaubigt werden muss.

Das Handelsregister ist untergliedert in zwei Abteilungen, „A“ und „B“. Unternehmen werden dort in fortlaufender Nummerierung eingetragen, so dass zur Angabe der Registrierungsstelle das Amtsgericht, die Abteilung und eine Nummer notwendig sind. Zumeist wird vor der Abteilung das gerichtsinterne Kürzel „HR“ (= Handelsregister) angefügt, so dass das gesamte Zitat z. B. lautet: „Blitzblank-Reinigungs-GmbH, AG

Flensburg, HRB 480“. In der Abteilung „A“ werden einzelkaufmännische Unternehmungen, offene Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften (einschließlich der GmbH & Co. KG) sowie andere Handelsgesellschaft wie etwa die „Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV) eingetragen; zuständig ist bei der gerichtsinternen Aufgabenverteilung der Rechtspfleger. In Abteilung „B“ werden die sogenannten „Kapitalgesellschaften“ eingetragen, insbesondere also die GmbH, die Aktiengesellschaft und die Kommanditgesellschaft auf Aktien. Da bei den in Abteilung „B“ registrierten Unternehmen kein vollhaftender Gesellschafter vorhanden ist, müssen die Eintragungen dort besonders genau geprüft werden (z. B. hinsichtlich der Kapitalaufbringung etc.), so dass für den Bereich „B“ nicht der Rechtspfleger, sondern der Registerrichter selbst zuständig ist. In der Praxis werden die Eintragungen jedoch durch den Rechtspfleger vorgeprüft und vorbereitet. Die in Abteilung „B“ eingetragenen Gesellschaften bezeichnet man auch als „juristische Personen“.

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