3.  Die GmbH pflegt ihren Geschäftsführern (nicht den Gesellschaftern als solchen) ein regelmäßiges Gehalt zu zahlen. Solche Gehaltszahlungen sollten immer nur auf der Grundlage einer festen schriftlichen, jederzeit in den Gesellschaftsakten vorzeigbaren Vereinbarung erfolgen. Andererseits empfiehlt es sich dringend, vereinbarte Geschäftsführervergütungen auch regelmäßig auf ein privates Konto des Geschäftsführers auszuzahlen. Über die Zahlung solcher Geschäftsführergehälter hinaus sind in der GmbH während des Jahres laufende oder einmalige Entnahmen grundsätzlich verboten. Ein Verstoß gegen dieses Verbot ist mit vielfältigen Haftungs- aber auch strafrechtlichen Risiken verbunden. Wenn es sich um Auszahlungen handelt, denen weder Gewinnverwendungsbeschlüsse noch wirksame Leistungsvereinbarungen wie unter fremden Dritten zugrundelegen, liegen steuerlich sogenannte verdeckte Gewinnausschüttungen vor (der Anteilseigner wird hierdurch begünstigt, weil Gewinne nur zur Hälfte besteuert werden, die Gesellschaft belastet, weil keine Betriebsausgaben vorliegen). Gewinne dürfen erst ausgeschüttet werden, wenn der Jahresabschluss aufgestellt ist und zusätzlich ein ordnungsgemäßer Gesellschafterbeschluß über die Gewinnverwendung gefaßt worden ist. Dieser Gesellschafterbeschluß sollte jederzeit durch ein schriftliches, datiertes Protokoll nachweisbar sein; nur der in der Bilanz ausgewiesene Gewinn darf ausgeschüttet werden. Die Ausschüttung ist auch steuerrechtlich in der Regel ein schwieriger Vorgang, der nicht ohne Einschaltung des steuerlichen Beraters in Gang gesetzt werden sollte.

4.  Um jederzeit die strenge Trennung von Gesellschafter und Gesellschaftssphäre zu gewährleisten, benötigt die GmbH eine gut organisierte Aktenführung. Akten der GmbH und privates Schriftgut müssen sauber voneinander getrennt sein. Nicht nur zur Bilanzfeststellung und Gewinnausschüttung sondern auch noch für vielfältige andere Zwecke ist es wichtig, dass die notwendigen Gesellschafterbeschlüsse formgerecht gefaßt und in Form von Protokollen jederzeit nachprüfbar dokumentiert werden. Wenn die Beschlüsse der Gesellschafter nicht fortlaufend in ein gebundenes Protokollbuch eingetragen werden, sollten die Niederschriften über die Gesellschafterversammlungen fortlaufend numeriert und gesondert abgelegt werden. Bei der Einmann-GmbH bedarf seit 01.01.1992 jedes Rechtsgeschäft zwischen der GmbH und dem Geschäftsführer der schriftlichen Niederlegung.

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