Sofern die Teilungserklärung bereits im Grundbuch vollzogen ist, werden die Erklärung über die Aufteilung in Miteigentumsanteile selbst sowie die Gemeinschaftsordnung zum „dinglichen Inhalt“ des Grundbuchs, gelten also „automatisch“ für und gegen jeden künftigen Eigentümer, auch wenn sie ihm nicht eigens zur Kenntnis gebracht werden. Soweit in der Grundlagenurkunde jedoch zusätzliche Erklärungen enthalten sind, die nicht Bestandteil der Gemeinschaftsordnung sind (z.B. die Baubeschreibung, etwaige Vollmachten etc.), muss jedoch auch bei Verträgen nach Vollzug der Teilungserklärung im Grundbuch eine förmliche Verweisung erfolgen. Gemäß § 13a BeurkG soll diese nur stattfinden, wenn der Erwerber vorher eine beglaubigte Abschrift der Grundlagenurkunde erhalten hat, auf deren Verlesung und Beifügung verzichtet und bestätigt, diese zu kennen.

Teilungserklärung, Aufteilungspläne und Abgeschlossenheitsbescheinigung werden vom Notar beim Grundbuchamt zum Vollzug eingereicht. Sofern besondere behördliche Genehmigungen hierfür erforderlich sind (wie z.B. im Sanierungsgebiet oder im städtebaulichen Entwicklungsgebiet, ferner in Gebieten, in denen die Gemeinde durch Satzung das Erfordernis einer Genehmigung wegen fremdenverkehrsrechtlicher Relevanz angeordnet hat), wird auch diese vom Notar für Sie eingeholt. Mit Vollzug im Grundbuch wird das bisherige, für das Grundstück selbst angelegte Grundbuchblatt geschlossen und an dessen Stelle neue Wohnungs- oder Teileigentumsgrundbuchblätter, für jede Einheit je einzeln, angelegt. Auf diesen Grundbuchblättern sind jeweils im Bestandsverzeichnis der Miteigentumsanteil, das betreffende Grundstück samt Größe sowie die ziffernmäßige Bezeichnung des Raumeigentums („Räume, die im Plan mit Nr. 1 bezeichnet sind“) angegeben, ferner werden die Daten und Urkundsnummern der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung samt etwaiger Nachträge zitiert. Diese Urkunden samt Plänen werden auf ewige Zeiten im Grundbucharchiv verwahrt, so dass jeder interessierte Sondereigentümer oder Gläubiger an einem Sondereigentum zur Klärung der Rechtsverhältnisse Einsicht nehmen kann.

In Abteilung II und III jedes Sondereigentums werden zunächst die Eintragungen wiederholt, die das Grundstück insgesamt betreffen, da ja mit jedem Sondereigentum zwingend ein Miteigentumsanteil an diesem Grundstück verbunden sein muss (Beispiel: Ver- und Entsorgungsrechte bezüglich Leitungstrassen, die das WEG-Grundstück queren). Ferner werden dort alle Belastungen vermerkt, die das jeweilige Sondereigentum ausschließlich betreffen. (Beispiel: Räumt der Eigentümer der Wohnung 2 seinen Eltern hieran ein Wohnungsrecht auf Lebenszeit ein, wird dieses im Grundbuch der Einheit 2 vermerkt.) Gleiches gilt bei Eintragungen in Abteilung III des Grundbuchs. (Beispiel: War bereits am ungeteilten Grundstück eine Grundschuld eingetragen, die im Zug der Aufteilung nicht gelöscht wurde, wird diese als sog. „Gesamtbelastung“ an allen Einheiten eingetragen bleiben. Ferner werden an der jeweiligen Sondereigentumseinheit Grundschulden oder Hypotheken eingetragen, die der jeweilige Sondereigentümer zu seiner Finanzierung bewilligt hat.

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