Notariell zu beurkunden und sodann durch die Geschäftsführung in vertretungsberechtigter Zahl anzumelden und zumindest in der Bemerkungsspalte im Handelsregister auch zu vermerken sind alle künftigen Änderungen der Satzung, also nicht nur die eintragungspflichtigen Tatsachen wie Firmenänderung, Gegenstandsänderung, Sitzverlegung oder Kapitalveränderung (Erhöhung oder Herabsetzung). Veränderungen des Stammkapitals müssen durch alle Geschäftsführer angemeldet werden; dabei muss zugleich versichert werden, dass die übernommenen Einlagen - zumindest hinsichtlich ihrer Mindestquote (¼) - eingezahlt oder durch Sacheinlage erbracht worden sind. Falsche Versicherungen der Geschäftsführer im Zusammenhang mit der Aufbringung des Kapitals (sowohl bei Gründung als auch bei späterer Kapitalerhöhung) sind strafbar. Der Notar muss jeweils mit dem Protokoll mit dem Beschluss zur Satzungsänderung eine neue komplette Satzung mit aktuellem Wortlaut einreichen; dies geschieht als gebührenfreies Nebengeschäft.

Die Bestellung oder Abberufung eines Geschäftsführers (wie auch die Niederlegung des Amts durch den Geschäftsführer; hierzu erhalten Sie gern in gesondertem Merkblatt zusätzliche Informationen) werden - anders als die vorstehend behandelten Satzungsänderungen - schon wirksam durch den Beschluss der Gesellschafter; ein Dritter kann sich jedoch bis zur Eintragung in das Handelsregister auf den abweichenden Registerwortlaut berufen. (Beispiel: Ist der bisherige, bereits abberufene Geschäftsführer noch eingetragen und unterzeichnet er noch Verträge im Rahmen der Gesellschaft, sind diese gegenüber einem gutgläubigen Dritten wirksam, und es empfiehlt sich also, solche Änderungen sehr rasch zum Register anzumelden.) Die Anmeldung kann durch den neuen Geschäftsführer vorgenommen werden, der Gesellschafterbeschluss muss beigefügt werden.

Die Abtretung von Gesellschaftsanteilen bedarf der notariellen Beurkundung, wird aber (wie auch sonstige Gesellschafterwechsel, z. B. aufgrund Erbfolge) nicht im Handelsregister eingetragen. Allerdings muss nach Wirksamwerden der Abtretung eine neue Gesellschafterliste, unterzeichnet vom Geschäftsführer, zu den Registerakten eingereicht werden. Im Regelfall wird dies vom Notariat miterledigt.

Bei der beherrschten Gesellschaft - regelmäßig handelt es sich um GmbHs - sind ferner sogenannte „Organverträge“ (Beherrschungs- und/oder Gewinnabführungsverträge) anzumelden, nachdem sowohl die Gesellschafterversammlung der beherrschten Gesellschaft (mit ¾-Mehrheit) als auch die Gesellschafterversammlung der beherrschenden Gesellschaft zugestimmt haben. Die Eintragung in das Handelsregister der beherrschten Gesellschaft spätestens ein Jahr nach Wirksamwerden des Organvertrags ist auch steuerliche Wirksamkeitsvoraussetzung. Der Rechtsverkehr hat großes Interesse an solchen Eintragungen, weil sich aus einer solchen Eingliederung und Gewinnabführung zugleich die Verpflichtung für die Obergesellschaft ergibt, etwa entstehende Verluste der beherrschten Gesellschaft zu übernehmen („Konzernhaftung“). Steuerlich bieten solche Organschaften, die sowohl für Zwecke der Körperschaftssteuer, der Umsatzsteuer und der Gewerbesteuer geschaffen werden können, den Vorteil, dass eine Verrechnung von Gewinnen der einen mit Betriebsausgaben der anderen Gesellschaft, die z. B. im Zusammenhang mit der Anschaffung von Beteiligungen an Kapitalgesellschaften stehen und demnach ab 2002 nicht mehr zu berücksichtigen wären, möglich wird.

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